主要结论是, 那帮助老板弄明白货物处境于何处、售卖数量究竟是多少以及赚取利润到底有多少的数字管家就属于进销存系统。它并非复杂之物, 其中进的含义是进行采购进货, 销意味着卖货生成出单, 存所表示的乃是仓库里存放的货物。将这三件事情串联在一起, 运用一整套系统进行管理起来, 此即为进销存管理系统。
一、先别急着选系统，看看你是不是正被这些问题折磨
好多企业负责人头一次听闻「进销存」这个词汇之际, 最先浮现的反应是 —— 又是何种专业用语呀? 事实上并不需被其名称给吓住, 先瞧瞧你所在的公司存不存在这类状况:
1. 库存永远是个谜
那个仓库当中究竟存有多少货物, 哪些货物快要售罄需要补货, 哪些货物堆积了长达大半年之久却还无人问津没卖出去, 向管仓库的询问, 仓库方面给出的是大致的情况表述, 向财务询问, 财务方面表示要再次进行详细盘查, 到了最后老板就连自个儿心里都没有确切的底数, 用 Excel 表记录的是一种数据情况, 而实际仓库里货物的数量却是另外一种状况, 一直到进行盘点的时候就发现两者对不上, 可是谁都不清楚问题就出在了什么地方。
2. 订单多了就手忙脚乱
每天有几十单的时候, 尚能够通过人工来进行处理, 然而到了几百单的时候, 就逐渐开始令人头疼起来, 究竟哪个订单已经发出, 而哪个订单还没有发出；哪个客户所填写的地址出现了错误；哪个平台存在退款但却还尚未进行处理, 这一切全都要依靠人员在那里对着屏幕去查看, 出现差错乃是平常之事, 不是发错货物, 就是遗漏发货, 亦或是重复发货, 不但要遭受金钱损失, 而且还会因此而得罪客户。
3. 卖是卖出去了，赚了多少不知道
看上去, 销售额是挺漂亮的, 然而, 到了月底进行算账时, 快递费被扣除, 平台抽成也被扣除, 包装耗材同样被扣除, 人工成本也被扣除, 那么, 到底有没有赚钱? 赚的数额是多少? 好多中小老板是处于「感觉在赚钱」的状态, 真到财务那里索要数据时, 往往呈现的是一笔糊涂账。
4. 几个平台同时卖，数据根本对不上
在淘宝有库存, 于拼多多有库存, 在抖音也有库存, 每个平台都是各自管理各自的, 而一旦卖了 10 件货物, 就需要前往三个后台来分别减去库存。哪怕动手稍微慢一步, 就会出现超卖的状况: 库存仅有 5 件, 三个平台各卖了 3 件, 弄到最后既要跟客户去道歉并退款, 还会被平台进行罚款。
5. 供应商那边也是个麻烦
拿最便宜货该找谁, 最合适的货量是多少, 供应商所欠发票开了没, 到底该付多少款, 全都要靠采购员自己心里清楚, 人一旦离开就全完了。
6. 分销商多了，代发流程更是一团乱
独自从事零售工作已然十分忙碌, 还要为几十个乃至上百个分销商进行代发货操作。分销商将订单抛来, 你需要逐个录入、逐个打单发货, 录入速度慢了人家会催促, 录入有误还会导致货物无法发出。月底进行对账更是犹如噩梦一般, 这么多的分销商, 每家发货数量是多少、应收费用是多少、扣除了多少快递费, 核算一次账目得耗费好几天时间。
二、选进销存系统，看这几个维度就够
市场上面被叫做「进销存」的软件数量太多了, 其价格相差几十倍, 有从一年也就几百块的轻量级工具, 到一套需要几十万的大型系统, 各种各样的都存在, 究竟该要如何去选择，抓住这几个核心要点:
把进销存系统进行挑选时, 要着重依据下边这些核心维度来逐个去核查, 它得既简单还易懂, 并且能精准地对着业务需求去对标。
1. 进展的步骤有, 重点在于采购流程能不能达成自动化, 是不是能够支持线上供应商管理, 以及多供应商价格对比, 还有货品到货全程跟踪, 以此告别那种人工统计以及手动核对的繁杂流程。
2. 在销的这个环节, 要着重去核查系统的兼容性, 看看能不能对接淘宝、拼多多、抖音、京东等这些自身当下正在使用的全部电商销售平台, 从而达成订单能够自动抓取, 还能够自动录入, 以此来杜绝人工录单出现出错以及漏单这样的问题。
3. 存储的环节, 要对是否能够支持多仓库以及多货位的精细化管理这一点进行确认, 要能清晰地掌握货品所存放的位置, 还要清楚库存的数量, 与此同时, 要对全渠道的库存数据实现实时同步予以保障, 避免不同平台的库存数据出现脱节的情况。
4. 针对分销业务的分销能力, 要支持分销商一件代发模式, 能够将分销商订单直接推送往系统, 在此过程当中不需要人工手动去录入对接, 从而可以高效适配多分销商合作场景。
5. 对于店铺、订单的各类收入以及运营、采购等各项成本, 系统能够加以自动归集, 并不需要人工去进行核算, 进而可以自动生成精准的利润报表, 通过它能够直观地掌握经营的盈亏情况, 达成账务打通。
6. 业财一体即达成业务与财务数据的连通, 就采购单、销售单、发货单、退款单此类每一单业务单据而言, 能够自动生成财务凭证, 达成票据、税务全业务链路的完整连通。
7. 移动端数据呈现平台: 契合手机端查看所需, 供老板借助移动通讯设备随时去剖析店铺销售数量、货物存储量、盈利大小等具核心意义的运营数据, 进而能全时段有效洞察门店当下的运转态势。
记住一项准则: 敲定系统并非是在挑选功能繁多的, 而是在抉择「可不可以将你全部业务连贯起来」。进货、销售、存储这三个环节要是各自运用各自的工具, 致使数据彼此分离, 那就未曾解决核心问题。
三、吉客云到底怎么帮你管进销存的？大白话拆开看
吉客云的思路清晰得很, 并非随便给你好些功能, 丢那儿让你自行拼凑, 而是依据实实在在的生意流程, 把进货、销售、库存连贯连接, 形成一整条完整的线。
1. 「进」—— 采购不再是凭感觉
•根据销售数据和库存预警，系统自动告诉你该补什么货、补多少
•供应商报价在线对比，哪家便宜、哪家到货快一目了然
•对接 1688，采购单直接推送到供应商店铺，不用再手动录
2. 「销」—— 订单来了全自动处理
与之进行对接的业务平台数量达到700多个, 其中包括淘宝, 还有拼多多、抖音, 以及京东、天猫、快手、1688, 这些平台全部都给予接入。
•订单自动抓取、自动审单、自动打单、自动发货
•多平台价格统一管理、库存实时同步，杜绝超卖
3. 「存」—— 仓库数据实时透明
•多仓库统一管理，货在哪、有多少、效期到什么时候，随时可查
•全渠道库存同步，卖了一件，所有平台同时更新
•售后退款退货自动冻结订单，避免钱退了货又发了
4. 「分销」—— 上百个客户代发不费力
•通过「吉链」一键对接分销商系统，货品、库存、订单自动流转
·三级代销: 分销商所下的订单, 先流转至你的系统, 接着再进入厂家的系统去, 整个过程全都是不必依靠人来手动加以操作的形式呈现的。
•自动生成采购单、结算单、对账单，快递费都帮你算清楚
5. 「账务」—— 手机看报表，当天赚多少心里有数
•业务单据自动生成财务凭证，收入、成本、费用自动归集
•系统自动把各平台的扣点、快递费、包装费等所有费用统一核算
老板每天打开手, 机就能看到, 今天卖了多少, 成本多少, 利润多少。
四、网店管家 ERP 也很能打 —— 如果你是做电商的
倘若讲吉客云是以「进销存 + 分销 + 财务 + 跨境」全链路一体化状况融入的地步, 那么网店管家就更加着重于电商场景里的订单以及库存管理了:
订单予以处理: 对多平台以及多店铺的订单, 进行集中管理, 能够自动抓取订单, 可进行批量打单操作, 还具备智能审单的功能。
•库存管理：多仓管理、库存同步、保质期预警、安全库存提醒
自动生成对涉及财务的账单, 此账单支持依据店铺、按照平台, 以及依照时间段进行灵活化对账。
轻量, 上手快, 适合以电商零售为主的企业, 这类企业对供应链深度管控需求不那么重, 其实施门槛低。
若你所从事的业务, 其核心在于多平台的电商零售, 并且仍未抵达非要管理供应商以及分销网络的阶段, 那么网店管家会是性价比极其高的一个选项。
五、一张表看清各类进销存方案的区别
总结成一句: 要是你仅是个小网店, 一天几十单, 那轻量工具就够；要是你有多个店铺, 还有分销业务, 还想确切明白赚没赚亏没亏, 像吉客云这类一体化系统才是正确答案。
六、一个真实案例：0库存高效履约，大幅降本增效
在这一节当中, 是以常悦科技的真实实例来举例的, 它简要地展现了吉客云是怎样去助力那种有着高单量情况、同时具备多SKU特点的电商企业, 从而去解决它们在经营过程当中所遇到的难题并且达成降本增效目的的。
6.1 客户背景
深圳市常悦科技主要从事各类手机壳产品事业, 依靠抖音、快手、拼多多等电商平台进行售卖, 每天的订单数量处于八千至一万五千单的范围, 凭借着优良的产品以及服务, 在手机壳电商的领域里稳步地发展着, 客源稳定的基础上, 业务持续不断地增长。
6.2 接入前的核心困境
常有愉悦之感的科技公司, 有着数量达5万个的产生动销的库存保有单位, 以及超1万余个比较活跃的库存保有单位, 其产品的种类繁杂多样, 再加上短视频平台那里的流量态势波动幅度很大、所接收到的订单状况不稳定这样的特性, 如果采用传统的进行货物储备的模式, 必然非常容易出现存货堆积过多或者商品缺货从而失去订单这样的问题。
人工运营模式的弊端显著, 其人工要对接上百家供应商, 容易出现丢单情况, 还会出现漏单现象, 并且会有缺货却无法追溯的问题, 因此平台超时处罚频发, 另外, 人工审单, 分拣效率低, 容易出错, 无法适应万单履约的需求, 同时, 账务依靠人工核算, 成本利润模糊, 经营账目不清晰。
此前, 企业靠人工运营, 有着诸多核心痛点, 盲目备货易致使库存积压、资金被占用, 流量爆发时却又容易缺货断单, 进而直接引发经营亏损, 多供应商对接依赖人工操作, 极容易出现丢单、漏单状况, 并且缺货状态无法追溯, 容易造成发货超时, 面临平台处罚, 人工审单、打单、分拣模式效率很低, 出错率高, 无法适配日均上万单的履约需求, 账务数据依靠人工核算, 成本、利润不清晰, 经营账目杂乱。
6.3 吉客云带来的四项核心改变
1. 即采即发模式落地，库存率降至5%以内
依靠吉客云即采即发功能, 企业彻彻底底告别传统囤货模式, 达成轻量化运营。当下95%以上的订单能够当日接单, 当日采购, 当日发货, 整体库存率被控制在5%以内, 有效化解库存积压、资金占用问题, 适配流量波动场景之后, 订单能够全都是自动对接的供应商。
2. 多供应商无缝对接，百级供应链高效协同
系统能够毫无障碍地无缝对接管理超过100家供应商, 达成供需数据在同一时刻同步, 完全解决人工采购出现的丢单以及漏单这些难题, 对于缺货订单可以智能化提醒, 避免平台处罚, 与此同时系统会自动针对订单进行分类打标, 精确匹配供货渠道, 在源头降低采购失误率。
3. 全流程自动化履约，实现订单0分拣错误
吉客云达成多平台的订单, 能一键自动审核, 执行全自动履约, 适配企业每天有万单量的作业需求。系统能够智能匹配快递公司, 与自动化打包、分拨设备达成对接, 这样可以大幅度地提升发货效率, 到每日的18点前的订单都能够在当日发出, 达成订单在分拣的时候0误差、0错误。
4. 实时业财可视化，精准把控经营盈亏
系统具备自动日结对账功能, 能精准统计订单履约状况的数据, 会自动归集关于采购、物流、平台扣点诸如此类的各项成本, 得以实时生成盈利的报表。其可助力管理层实时把控到店铺经营的盈亏情形, 告别那种人工的糊涂账目, 从而为经营决策提供精准无误的数据作为支撑。
6.4 客户评价与未来规划
梅总, 也就是负责全面管理工作的总经理, 作出了这样一番评价: 吉客云所具备的即采即发功能, 实实在在地把我们库存遭遇到货物储备的压力整体解决掉了, 成功将库存所占具体比率稳稳控制在5%以下, 在订单方面能够毫无阻碍地与供应商实现对接, 致使我们根本不需要为此在库存以及核算这些事务上消耗精力, 进而能够全神贯注着去拓展平台以及订单相关业务。
供应链部门总监陈总作出评价, 系统达成了多平台订单一键审核, 系统拥有缺货智能提醒功能, 做到了杜绝丢单、杜绝超时处罚等问题, 存在自动化物流匹配, 具备履约流程, 极大地提升了采购出货效率, 解决了供应链核心痛点。
将来的发展规划是, 随后常悦科技打算开设线下档口, 凭借吉客云零库存、自动化履约以及一件代发的数字化能力, 给中小电商商家赋予能量, 化解库存与爆单履约方面的难题, 使企业朝着规模化发展迈步, 为此提供助力。
七、你可能还想问的这些Q1：进销存系统就是记账软件吗？
有差异。记账软件仅仅关注「钱进入的数量、钱支出的数量」。进销存系统所管理的是「货物进来的数量、货物卖出去的数量、货物剩余的数量」, 并且将货物及钱的数据联系起来。简言之: 记账软件单单留意账本, 进销存系统留意全部的生意流程。
Q2：我公司还小，需要上系统吗？
判定的标准并非公司的规模大小与否, 而是「究竟是在怎样的时候凭借人力进行管理才已经难以应付过来」。要是你的每日订单数量超过了50单, 存在2个以上的销售渠道, 依靠人工记忆库存就已然开始出现差错, ——在这个时候就应当引入系统了。等到业务做大之后才去补充系统, 往往相较于从一开始就将其规范起来要更加令人痛苦。
Q3：Excel 不也能管进销存吗？
能, 不过存在天花板。Excel 的最为突出的问题在于, 数据并非实时的。其表现为, 你更改了表格, 他人却无法看到。多个平台的数据需要通过手动方式进行汇总。在一两个人使用的情况下尚可, 然而一旦人数增多, 协作就会陷入混乱。并且, 要是表格出现损坏、丢失或者公式有误的情况, 排查起来需要耗费很长时间。系统的核心价值并非在于 “记录”, 而是在于 “自动化” 以及 “实时同步”。
Q4：用了系统是不是就不需要仓管了？
不对呀。被系统所替代的是那种具有重复性的手工操作, 像一条一条地录入单据。还要手动去计算库存情况, 以及进行动手操作的账目核对。然而仓库原本应有的那些流程, 举例来说入库时从验收开始, 再加上盘点环节。同时涉及到拣货并加以打包等那些流程一个且绝对不可以缺少。系统所充当的角色是要让这些流程能够具备更高的效率, 并非是把这个流程这一本身给取消铲除。
Q5：上了系统多久能见效？
一般分成两个阶段, 第一周属于适应期, 进行数据导入这个操作, 接着梳理流程, 还要开展人员培训。从一周到一个月这段时间基本能运行顺畅, 此时订单处理速度以及准确度会显著提升。待到一个月后, 进销存数据得以积累起来, 像补货建议、盈利分析这些所谓的「高级功能」的价值开始显现出来。
Q6：吉客云和网店管家怎么选？
核心区别在于业务的复杂程度, 要是你是单纯做电商零售, 也就是在多个平台开店售卖货物, 管好订单以及库存就可以了, 网店管家是足够适用加之启动快的。倘若你具备分销商管理的需要, 能够一件代发, 有跨境业务, 还有业财一体化这类需求, 吉客云的覆盖范围会更广, 链路也会更完整一些。归结起来讲: 仅仅售卖货物就选择网店管家, 带有分销业务的就考虑吉客云。
八、最后一句话
对于生意而言, 进销存系统, 并非高深莫测的黑科技, 它实际上所担当的职责乃是, 将源自业务范畴内之物资的初始来源路径、后续流转去向以及最终盈利状况等重要环节, 借助数字化手段进行有序串联整合。于小规模商业运营阶段, 依靠个人思维以及Excel软件辅助, 便可勉强维持一段时间。然而, 一旦生意规模不断扩展壮大, 相较于安排三四个员工每日耗费数小时用于核对各类单据、处理手工账目, 借助系统实现这些事务的自动化处理显然更为明智。如此一来, 被解放出的人力得以投入到商品选品研究、经销渠道开发以及生意规模拓展策略谋划等核心事务当中, 能够收获更为可观的效益, 才真正符合成本效益原则。
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